チャットシステム導入時の注意点|業務をシステム化する

仕事を効率良く進める

オフィス

各業界で産業が発達した今では、会社の数も膨大なものとなりました。会社で仕事を進めていく中で、上司のハンコをもらうという機会は多く有ることでしょう。帳票や申請書類などハンコの承認が必要な機会は人それぞれです。ハンコを押す書類自体は文章作成ソフトなどで作成することが増えています。ですが、ハンコを押す承認のワークフロー自体をシステム化している企業は少ないでしょう。この承認自体のワークフローをシステム化することで下記のようなメリットが得ることが可能です。
まず1点目に「業務の効率化」を進めることができます。今まで申請書類などのフォーマットはパソコン上で作成して、それをわざわざ印刷してハンコの承認をもらっていました。承認もパソコン上で行なうことにより、印刷をする手間を減らして余計な仕事を減らすことができます。余分な紙を使わないためプリンターの紙やインク代も削減することができるのです。
続いて2点目に「決済業務と承認の効率化」が挙げられるでしょう。今までの承認フローの場合は「どこまで承認が進んでいるか把握できない」というパターンがよくありました。これは書類が多くの人の手元に渡る場合によくある現象です。書類自体を紛失してしまうリスクもありました。この問題もワークフローシステムを導入することにより、改善することが可能です。社内イントラ上で最新の承認状況を確認ができますし、承認を行なう側の不在で承認が止まっている場合も一目で確認することできます。
上記のようにワークフローシステムを導入することで、業務の効率化と円滑な承認フローを進めることが可能になったのです。

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